El formulario del REPSE se llena en una tarde. Lo que decide el resultado es el expediente, y ahí es donde se cae la mayoría de las solicitudes. Casi nunca falta un documento: lo que pasa es que el documento existe, pero no es el que pide la STPS, o no coincide con lo que la empresa declaró en las pantallas anteriores.
Esta es la lista completa de lo que vas a subir, con el detalle que importa en cada archivo, y los tres motivos de rechazo que concentran el problema.
Antes del expediente: lo que la plataforma revisa sola
El sistema de la STPS abre únicamente con la e.firma vigente de la empresa. Al entrar consulta en tiempo real tu opinión de cumplimiento ante el SAT y ante el IMSS. Si alguna sale negativa o hay un adeudo, el trámite se detiene ahí y ningún documento te va a salvar.
La del INFONAVIT funciona distinto: esa no se consulta sola, se carga en PDF, y la STPS la exige con fecha del mismo día en que envías la solicitud. Se genera en el portal empresarial, que responde de forma intermitente, y considera todos los registros patronales ligados a tu RFC, así que para salir sin adeudo tienes que estar al corriente en todos. Si vienes de regularizar un adeudo, calcula unos diez días hábiles para que el cambio se refleje.
El orden en que conviene atacar todo esto está en la guía de qué hacer cuando tu cliente te pide el registro.
Los siete documentos que vas a subir
| Documento | El detalle que importa |
|---|---|
| Frente de la identificación oficial | Va en archivo propio |
| Reverso de la identificación oficial | También en archivo propio. La plataforma los pide separados |
| Comprobante de domicilio | Acepta recibo de luz, predio o teléfono |
| Comprobante del SUA | La cédula de determinación generada en el sistema SUA. Es el documento que más rechazos causa, y abajo está el detalle |
| Comprobante de nómina | En PDF. Aquí no se pide el XML |
| Alta en SAT | La redacción es ambigua. Lo más literal es el acuse de inscripción al RFC, que se obtiene en Reimpresión de acuses del portal del SAT con la e.firma |
| Constancia de situación fiscal | Reciente, y tiene que amparar la actividad que vas a registrar |
El acuerdo de simplificación publicado el 9 de junio de 2026 dice que una empresa de hasta diez trabajadores solo necesita su acta constitutiva o su constancia de inscripción al RFC. En la práctica la plataforma evalúa el expediente completo. En un caso de septiembre de 2026 la STPS negó el registro a una persona física con un solo trabajador por el documento del IMSS. Integra todo desde el principio, sin importar tu tamaño.
Las reglas de formato que tumban solicitudes
Todos los archivos van en PDF y cada uno tiene un límite de 2 MB. Suena obvio y es el primer tropiezo real del trámite.
La identificación es el caso típico. Los clientes la entregan escaneada con los dos lados en una sola hoja y a máxima resolución, así que llega pesando varios megas. Hay que separarla en dos archivos y comprimirla. En un expediente de septiembre de 2026 el original pesaba 3.6 MB y los dos archivos resultantes quedaron en 132 y 134 KB, con la credencial perfectamente legible.
La pantalla de envío no muestra ningún resumen de lo capturado. Si quieres revisar antes de mandar, hay que recorrer las pantallas anteriores una por una. Y cuando finalices, captura la pantalla del folio: la plataforma no entrega acuse descargable.
El cuestionario que acompaña a cada actividad
Antes de llegar a los documentos, la plataforma pide un cuestionario por cada actividad que vas a registrar. Son treinta y cuatro preguntas en cinco bloques: condiciones generales de trabajo, seguridad y salud, capacitación, equipo y experiencia, y personal contratado. Se contesta bajo protesta de decir verdad, con aviso de sanciones por información falsa, y la autoridad puede pedirte la documentación que respalde cada respuesta.
Tres de esas preguntas están ahí para detectar simulación, y conviene entenderlas antes de contestar: de quién reciben instrucciones tus trabajadores, cuántos recibos de nómina reciben por periodo, y si dedican tiempo completo a la empresa beneficiaria. Instrucciones que vienen del cliente, dos o más recibos por periodo o dedicación total apuntan a una puesta a disposición que la ley no permite.
Cuatro detalles de captura que hacen perder tiempo:
- Los campos de texto libre truncan a 256 caracteres sin avisar, y cortan a media palabra.
- Esos mismos campos eliminan los paréntesis al guardar.
- Si contestas que sí hay certificaciones, hay que llenar los tres campos de personal (administrativo, técnico y especialista) o no deja guardar. Se escribe NO APLICA en los que no apliquen.
- Cuando falta algo, el mensaje de error es genérico y no señala cuál campo es.
Un alivio menor: la categoría que eliges en esa pantalla es solo estadística y no aparece en tu registro. Lo que queda inscrito es el texto de la actividad, así que ese es el que hay que redactar con cuidado.
Rechazo número uno: el documento del SUA
La STPS pide la cédula de determinación de cuotas obrero patronales que genera el propio sistema SUA, de un periodo reciente y con el mismo registro patronal que declaraste en la solicitud. Lo que se sube casi siempre es otra cosa:
| Lo que suele subirse | Qué es en realidad |
|---|---|
| EMA descargada del IDSE | La emisión mensual anticipada. La emite el IMSS, no el SUA |
| Línea de captura o resumen de liquidación | Un instrumento de pago |
| Comprobante de pago bancario | El acuse del banco |
| Archivo con extensión SUA | Un archivo de datos para transferencia, no un documento legible |
El documento correcto se reconoce por el encabezado: dice Sistema Único de Autodeterminación, Cédula de determinación de cuotas, y trae el número de versión del SUA junto con el folio en el resumen de liquidación. El que baja del IDSE dice Propuesta de Cédula de Determinación de Cuotas y en su propio texto remite al SUA. Son documentos parecidos a la vista y distintos para la autoridad.
Rechazo número dos: las actividades que registras
La segunda negativa más común dice que los servicios que pretendiste registrar no forman parte de tu objeto social o de tu constancia de situación fiscal. En personas morales eso se revisa contra el acta. En personas físicas, el objeto social son las actividades económicas que aparecen en tu constancia.
Se corrige con un aviso de actualización de actividades económicas y obligaciones en el portal del SAT. Surte efecto de inmediato y la constancia nueva se descarga el mismo día; con la e.firma a la mano es cosa de minutos. La advertencia obligatoria: si tus obligaciones eran esporádicas, declarar actividad empresarial regular te mueve a declaraciones mensuales de ISR, IVA y retenciones por sueldos. Esa decisión se toma con tu contador antes de ejecutarla.
Las claves que resuelven los casos más frecuentes:
| Servicio que prestas | Clave | Nota |
|---|---|---|
| Limpieza de inmuebles, cristales y ventanas | 901 | Servicios de limpieza de inmuebles |
| Cisternas, tinacos, ductos y limpieza especializada | 904 | Otros servicios de limpieza |
| Sellado, impermeabilización, cancelería | 180 | Otros trabajos de acabados en edificaciones. Cae en el grupo de construcción, sube tu clase de riesgo ante el IMSS y abre el registro de obra. Conviene evitarla salvo que sea tu actividad principal |
| Capacitación | 946 o 943 | Servicios educativos del sector privado. El árbol en línea del SAT no las ofrece, así que la captura se hace en la oficina de la autoridad |
Hay un filtro de fondo que no depende de claves. La especialización se prueba por relación, no por dificultad técnica: el servicio que registras tiene que quedar fuera del objeto social y de la actividad preponderante de tu cliente. Por eso la limpieza industrial se registra sin problema para una armadora, y el mismo servicio prestado a una empresa de limpieza no califica.
Rechazo número tres: personal sin alta ante el IMSS
Una empresa puede obtener el registro declarando un solo trabajador de oficina, aunque en la obra tenga quince sin alta. El problema llega después. Los informes ICSOE y SISUB declaran trabajadores por contrato y por cliente, así que el primer cuatrimestre lo exhibe.
Tener personal sin alta es causal de cancelación del registro, y en actividades de riesgo es exposición patrimonial directa. Si vas a dar de alta a tu gente, el salario que se captura es el diario integrado, no el bruto.
Si te niegan el registro
La negativa llega por los correos de contacto que capturaste en la primera pantalla, con el fundamento y el motivo. Si en cambio recibes un requerimiento, tienes tres días hábiles para responderlo.
Un detalle que confunde en el seguimiento: el folio identifica al expediente, no a cada solicitud. Una empresa con tres intentos ve el mismo número en los tres, así que el control se lleva por fecha de ingreso y no por folio.
En corto: el expediente rara vez se rechaza por incompleto. Se rechaza por el documento del SUA equivocado, por actividades que no amparan el servicio y por personal sin alta. Revisa esos tres antes de enviar y el resto es captura.
¿Tu caso encaja aquí?
Cuéntanos a qué se dedica tu empresa y qué te está pidiendo tu cliente. Te decimos si necesitas registro y qué te falta para arrancarlo.
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