Una inspección de NOM-035 se prepara mucho antes de la visita. La propia norma publica, en su capítulo 10, qué va a revisar la autoridad en cada obligación y cómo lo va a comprobar: con documentos, con registros o preguntando directamente a tus trabajadores.
Esa tabla oficial es la mejor guía para armar tu carpeta. Aquí está traducida a documentos concretos, en el orden en que conviene tenerlos.
1. Cómo comprueba la autoridad
La norma fija un solo procedimiento de evaluación, y lo usan tanto los inspectores de la STPS como las unidades de verificación acreditadas. Cada obligación se comprueba de una de cuatro formas: constatación en el lugar, revisión de documentos, revisión de registros o entrevista a trabajadores.
Los documentos y registros pueden mostrarse impresos o en archivo electrónico, y se conservan al menos un año desde que se elaboraron. Las entrevistas siguen un muestreo aleatorio que depende del tamaño del centro:
| Trabajadores del centro | Trabajadores entrevistados |
|---|---|
| 1 a 15 | 1 |
| 16 a 50 | 2 |
| 51 a 105 | 3 |
| Más de 105 | 1 por cada 35, con un máximo de 15 |
Como la selección es al azar, cualquier trabajador puede terminar respondiendo por la empresa. Por eso la difusión pesa tanto como los papeles.
2. La carpeta, en orden
Este es el orden que sigue la lógica de la norma. Lo que aplica depende del tamaño del centro y, en algunos casos, del resultado del diagnóstico.
| Documento | Aplica a |
|---|---|
| 1. Política de prevención de riesgos psicosociales, firmada por la dirección | Todos |
| 2. Evidencia de difusión: folletos, boletines, carteles, listas de asistencia | Todos |
| 3. Medidas de prevención y mecanismo de quejas | Todos |
| 4. Guía I aplicada y constancia de canalización de los casos identificados | Todos |
| 5. Cuestionarios de factores de riesgo aplicados, Guía II o Guía III | Desde 16 trabajadores |
| 6. Informe de resultados del diagnóstico | Desde 16 trabajadores |
| 7. Programa de acciones de control, con su seguimiento | Desde 16, si el diagnóstico lo pide |
| 8. Registros | Desde 16 trabajadores |
| 9. Exámenes médicos y evaluaciones psicológicas | Solo cuando se cumplen las condiciones de la norma |
3. La política y su difusión
La autoridad revisa que la política exista por escrito y que contemple tres cosas: la promoción de un entorno organizacional favorable, la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la prevención de la violencia laboral. Una política que omite alguna de las tres queda incompleta.
La difusión se acredita con documentos, y la norma acepta expresamente folletos, boletines y carteles. Lo que tiene que llegar al personal es esto:
- La política de prevención.
- Las medidas contra las prácticas opuestas al entorno favorable y los actos de violencia laboral.
- Las medidas de prevención y, en su caso, las acciones de control.
- Los mecanismos para presentar quejas y denunciar violencia laboral.
- Los resultados del diagnóstico, en centros de 16 trabajadores en adelante.
- Las posibles alteraciones a la salud por la exposición a factores de riesgo psicosocial.
Aquí es donde la entrevista hace la diferencia. Si el trabajador elegido no sabe cómo presentar una queja, el cartel en la pared no alcanza.
4. Las medidas de prevención
Es la parte más extensa del procedimiento y la que más empresas dejan en blanco. Se comprueba con documentos o con entrevista, y abarca nueve temas. Cada uno necesita al menos una acción que se pueda mostrar:
| Tema | Ejemplos de lo que pide la norma |
|---|---|
| Liderazgo y relaciones | Manejo de conflictos, lineamientos contra la discriminación, capacitación de supervisores |
| Cargas de trabajo | Distribución equitativa, pausas o rotación de tareas, instructivos con responsabilidades claras |
| Control sobre el trabajo | Participación del personal en decisiones y reuniones para resolver problemas |
| Apoyo social | Reuniones periódicas de seguimiento, ayuda mutua, actividades culturales y deportivas |
| Trabajo y familia | Límites a jornadas más largas que las de la Ley Federal del Trabajo, apoyo en emergencias familiares |
| Reconocimiento | Reconocer el desempeño sobresaliente y difundir los logros |
| Violencia laboral | Sensibilización, procedimiento de actuación y forma de denunciar |
| Comunicación | Trato directo con el jefe inmediato y aviso de cambios en la organización |
| Capacitación | Detección de necesidades al menos cada dos años |
Además, el mecanismo de quejas tiene que ser seguro y confidencial. Un buzón a la vista del supervisor no cumple ese criterio.
5. El diagnóstico y su informe
Desde 16 trabajadores, la autoridad revisa que la identificación de factores de riesgo abarque a todo el personal o, en centros de más de 50, a una muestra representativa calculada con la fórmula de la Guía III. Revisa también el método: los cuestionarios, cómo se aplicaron, cómo se calificaron y cómo se determinó el nivel de riesgo. Si usaste las guías oficiales tal cual, esa parte se da por cumplida.
El diagnóstico tiene que estar integrado al de seguridad y salud en el trabajo de la NOM-030-STPS-2009, estar disponible para consulta del personal y repetirse al menos cada dos años. El informe de resultados lleva un contenido fijo:
- Datos del centro: nombre o razón social, domicilio y actividad principal.
- Objetivo y principales actividades del centro.
- Método utilizado.
- Resultados.
- Conclusiones.
- Recomendaciones y acciones de intervención, en su caso.
- Nombre completo del responsable de la evaluación y, en su caso, su cédula profesional.
6. El programa de acciones de control
Cuando el diagnóstico lo determina, el centro necesita un programa por escrito. La autoridad revisa que diga qué áreas o trabajadores cubre, qué acciones se van a tomar, en qué fechas, cómo se controla el avance, cómo se evalúa el resultado y quién es el responsable.
| Nivel | Plano | Ejemplos |
|---|---|---|
| Primero | Organizacional | Ajustar la política, la organización del trabajo y las medidas para reducir los factores de riesgo |
| Segundo | Grupal | Sensibilización en manejo de conflictos, trabajo en equipo, liderazgo, comunicación asertiva y administración del tiempo |
| Tercero | Individual | Intervención clínica o terapéutica cuando hay signos o síntomas de alteración en la salud |
Las intervenciones de tercer nivel las realiza siempre un médico, un psicólogo o un psiquiatra. Un programa con fechas vencidas y sin control de avance es de los hallazgos más fáciles de señalar en una inspección.
7. Registros y exámenes
Desde 16 trabajadores se llevan registros de tres cosas: los resultados del diagnóstico, con la evaluación del entorno organizacional en centros de más de 50; las medidas de control adoptadas; y los nombres de los trabajadores a los que se les practicaron exámenes o evaluaciones clínicas y en quienes se comprobó la exposición.
Los exámenes médicos y las evaluaciones psicológicas se exigen cuando hay signos o síntomas de alteración en la salud y el diagnóstico o las quejas de violencia laboral los respaldan. Pueden hacerse en la institución de seguridad social, en una institución privada o con el médico, psicólogo o psiquiatra del centro. Los datos clínicos se guardan con acceso restringido.
En corto: la norma publica su propia lista de revisión. Si tu carpeta sigue ese orden, cada documento muestra lo que la autoridad busca y tu personal sabe cómo presentar una queja, la inspección se reduce a revisar papeles.
¿Tienes una inspección en puerta?
Dinos cuántos trabajadores tiene tu centro y qué documentos ya tienes. Te decimos qué le falta a tu carpeta.
Escríbenos por WhatsApp
